עלויות נסתרות בתשתיות IT ודרכי צמצומן

בארגונים רבים קיימת הוצאה טכנולוגית חודשית קבועה שאינה נתונה לבקרה שוטפת. היא אינה מוצגת כשורה נפרדת בדוחות הכספיים ומתפזרת בין מנויים, רישיונות וחשבונות ספקים. בדיקה ממוקדת חושפת בדרך כלל חיסכון שנתי משמעותי, ללא פגיעה ברמת השירות.

מוקדי ההוצאה השכיחים

• מנויים כפולים: שני שירותי אחסון בענן, שתי מערכות ועידה או שני פתרונות ארכוב שנרכשו בנפרד ולא בוטלו.
• רישיונות המשויכים למשתמשים שסיימו את העסקתם: חבילות תוכנה משרדית, רישיונות CRM ומנויי הגנת קצה.
• קווים ומספרי טלפון שאינם פעילים אך ממשיכים להיות מחויבים, או מנוי טלפוניה המוגדר למספר שלוחות גבוה מהשימוש בפועל.
• התנפחות אחסון: קובצי גיבוי ישנים, הקלטות שיחות וצילומי אבטחה הנשמרים ללא מדיניות מוגדרת.
• משאבי ענן פעילים ללא צורך: מכונות שהוקמו לצורכי פרויקט ונותרו פעילות, או גיבויים משוכפלים.
• רישוי לציוד שהוחלף: תוכנות גיבוי, ניטור או חומות אש שאינן בשימוש.

הגורמים למצב

כל רכיב נרכש בנפרד ומתוך צורך אמיתי. הליקוי אינו ברכישה אלא בהיעדר מרשם נכסים מנוהל המפרט מה קיים, מי הגורם האחראי ומהי העלות. בהיעדר מרשם כזה לא מתבצעת בחינה תקופתית של הצורך בהמשך השימוש.

דרכי צמצום ללא פגיעה בשירות

• ניהול מרשם מלא של מנויים ורישיונות, הכולל גורם אחראי, עלות חודשית ומועד חידוש.
• בחינה רבעונית: זיהוי רכיבים שאינם בשימוש, הפחתת היקפים ואיחוד שירותים.
• הגדרת מדיניות שמירה ומחיקה לגיבויים, להקלטות ולתיעוד, ויישומה בפועל.
• בחינת איחוד ספקים והתקשרות בחבילה אחת במקום מספר התקשרויות מקבילות.
• קביעת נוהל רכש: גורם מאשר, רישום במרשם ותהליך סגירה מסודר בעת הפסקת השימוש.

היקף החיסכון הצפוי

בארגון בינוני, בדיקה ראשונה חושפת בדרך כלל חיסכון שנתי בהיקף של עשרות עד מאות אלפי שקלים, בהתאם לכמות ההתקשרויות ולמשך הזמן שבו לא בוצעה בקרה. מרבית החיסכון ניתן למימוש ללא פרויקט טכנולוגי — ביטול מנויים, איחוד חבילות והתאמת נפחי אחסון. בהיעדר מנגנון בקרה קבוע, המצב חוזר על עצמו בתוך כשנה.

קומודור מערכות מידע מבצעת בחינה של חשבוניות והתקשרויות קיימות ומגישה רשימת המלצות מפורטת: רכיבים לביטול, רכיבים לאיחוד והיקף החיסכון השנתי הצפוי.